会计和 O2C 中的现金应用流程是什么

应收账款主管对现金应用一词并不陌生。在本博客中，我们将探讨什么是现金应用、它为何重要、它为何复杂以及如何克服现金应用自动化的挑战。

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什么是现金应用？现金应用程序如何使用？现金申请流程有哪些步骤？现金应用的要素有哪些？典型的（即手动的）现金应用流程存在什么问题了解现金申请流程的目标为什么现金应用很重要？什么使现金应用变得复杂？与现金应用相关的复杂性有哪些？现金应用如何影响业务关系现金应用自动化的好处Emagia 的人工智能现金应用程序如何转变应收账款

现金申请 是将客户付款和汇款信息与相应发票进行匹配的过程。除非完成此操作并将现金过账到 ERP 系统中，否则资金将无法使用。 现金应用概念简单但复杂 在实践中。

什么是现金应用？

现金申请 指将收到的付款与未付发票对齐并将其转入相应账户进行记录的关键程序。这一关键做法使企业能够有效地监控 现金流量 和资本，确保资金得到最高效、准确和及时的使用。

通过精心执行现金应用，组织可以保持清晰透明的财务交易记录，促进最佳的财务管理和决策。

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现金应用程序如何使用？

现金应用是更广泛的 应收账款 (AR) 流程因为它可以有效地将收到的付款分配到各自的客户账户和未付发票。在现金得到适当分配之前，企业无法将其用于各种用途。

现金的快速使用使公司能够及时履行财务义务，例如支付员工工资和账单、满足采购订单、探索其他投资机会以及向投资者提供股息。在数字时代，由于各种 顾客可用的付款方式.

这种数字化环境为组织带来了新的复杂性和障碍，要求创新 策略和强大的系统来有效地管理 并核对收款金额。通过积极应对这些挑战，企业可以确保准确的现金使用，最大限度地减少差异，并维持良好的客户关系。

现金申请流程有哪些步骤？

1. 收款及汇款

收到 客户付款，您通常会收到一份汇款通知，其中注明付款所针对的具体发票。对于通过支票付款，汇款信息可能包含在备注行或支票附带的随附文件中。

另一方面，电子支付则更为复杂。使用 ACH、EFT、电汇和虚拟卡等方式，汇款通知可能会以各种格式单独到达。值得注意的是，买家没有义务提供汇款通知，尽管这被认为是一种礼貌的做法。因此，有可能在没有任何相关汇款信息的情况下收到付款。

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2. 将付款与正确的发票匹配

一旦 收到客户付款，您将与您的会计系统进行比较，以确保它与相应的发票正确关联。即使付款伴随着汇款， 将付款与正确的发票匹配的过程 仍然会变得复杂。

单次付款可涵盖 多张发票，有时会超过 40 到 50 张发票。或者，您可能会遇到付款与发票金额不完全匹配的情况。当 客户已支付部分款项 由于折扣或订单问题。在这种情况下，额外的 你的应收账款调查 团队是必要的。

现金应用的要素有哪些？

现金应用有三个要素：发票、付款和汇款通知。

发票： 发票是发送给 客户详细说明所提供的产品或服务并请求付款 按条款付款，并在应收账款分类账中有相应的条目。发票文件记录了公司通过赊销产品或服务所赚取的钱和应付的钱。

付款方式： 付款是将资金从买方转移到供应商的过程。企业对企业 (B2B) 交易中有许多付款方式，包括纸质支票、ACH、电汇、信用卡、虚拟卡以及一系列 数字支付 方法。

汇款通知： 汇款通知是描述付款用途的数据。汇款通知也称为汇款信息或简称为汇款，会随付款一起发送，并包含发票号码。汇款通知随付款一起发送，但 数字 在其他付款方式中，此信息与实际付款交易分开发送。客户可能会以多种方式和各种格式发送汇款信息。这些格式可能包括电子邮件、PDF、图像文件、电话或门户网站。

典型的（即手动的）现金应用流程存在什么问题

1.耗时

在手动执行现金申请时，需要分配人员来细致地分析和输入 汇款数据，尤其是在信息缺失或难以解读的情况下。为了缓解此类挑战，许多企业选择通过支票接收付款，因为支票通常会附带汇款通知。

2. 更容易出错

尽管员工一丝不苟，手动输入数据时难免会出现错误。如果客户发现错误反复出现，可能会危及双方的关系。

3.减缓现金流

手册 现金申请流程 延长了销售与付款记录之间的时间，导致销售应收账款周转天数增加。现金使用延迟也会妨碍获得准确、最新的未偿应收账款概况。

这削弱了区分真正拖欠的账户和等待付款确认的账户的能力。因此，由于资金仍然被困在资产负债表上，现金流受到阻碍，限制了积极主动收款的能力。

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了解现金申请流程的目标

现金申请流程有三个目的：

速度： 主要目标是加快现金应用，以尽量减少应收账款天数（DSO），并使公司能够尽早利用资金。

精度：分析师必须优先考虑现金应用的准确性。现金应用错误可能会导致客户不满意，并扰乱现金流和营运资金的跟踪。

标准化： 标准化对全球企业来说是一个挑战，因为不同地区不同的支付方式和现金汇款文件格式使得在整个组织内一致地使用现金变得困难。

为什么现金应用很重要？

这个 关键要素 现金应用的主要形式是发票、付款和汇款通知。大多数 B2B交易是以信用方式进行的。 在一个典型的 B2B销售流程，供应商交付货物或服务，期望稍后付款。供应商为买方设定信用额度。当买方使用全部信用额度时，除非支付了过去的采购款项，否则他们无法进行进一步的采购。如果供应商的现金申请流程缓慢，则会延迟买方的信用补充。

这反过来又影响了供应商的收入。因此，每当供应商收到付款时，重要的是“使用现金”将其用于业务。只有当 现金 并记入相应的发票后，收到的款项即可使用。

An 高效的现金应用流程 至关重要，因为公司希望最大限度地缩短从订单到现金的周期。快速现金应用可降低逾期应收账款，并提高客户订单的准确性 帐户. 高效的现金应用对于 客户体验例如，如果流程不完善或缓慢，公司的催收专员可能会致电已付款的客户。这不仅浪费时间，还会给公司带来不良影响并影响客户关系。

什么使现金应用变得复杂？

现金申请流程包括从电子邮件、EDI、银行文件等多个来源获取发票、收据和汇款， 密码箱 文件等，多种格式，多种语言和多种货币。关键 与现金应用相关的挑战 流程包括：

数据抓取 来自电子邮件、文件、银行文件和供应商门户，非常繁琐

发票与收据的匹配通常很复杂，而且很耗时，涉及多条规则

数据输入和发布到不同的 ERP 系统非常繁琐且容易出错

鉴于支付方式的数量以及汇款信息的不同方式和格式——通常 非结构化文档 例如 PDF、Word 或图像文件——捕获这些信息对于现金应用而言是一个巨大的挑战。

此外，在匹配过程中，一些汇款信息可能不完整，使流程复杂化，需要与客户联系以澄清。全面的匹配过程需要参考其他客户信息（例如：客户采购订单或内部销售订单以及发票）。此外，客户历史记录可以提供重要线索。所有这些都需要人工干预，才能将付款与费用正确匹配，并且它们使现金应用

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与现金应用相关的复杂性有哪些？

1. 保险箱费用太高

银行密码箱服务将所有客户支票集中到一个位置，从而缩短支票清算时间。专门的密码箱团队处理每张支票，并将相关信息输入与现金应用团队共享的电子文件中。

然而，密码箱输入服务会根据所需的按键次数收取费用。考虑到每张支票 1-3 美元的成本，现金应用流程可能会变得昂贵。除了高昂的密码箱输入费用外，这种手动干预还会耗费大量工时来重新处理密码箱服务已经处理过的支票。

2. 手动付款-汇款链接

在电子支付方面，客户通过电子邮件、EDI 或应付账款门户等渠道发送现金汇款。现金应用团队面临的挑战是从不同来源和各种文件格式手动提取或下载此汇款。

下一步是将这些汇款映射到相应的收款。这个过程非常耗时，并且会严重影响现金应用分析师的效率。

3. 发票核对及异常处理

现金应用分析师负责将付款与发票关联起来 使用汇款中提供的信息，例如发票号、采购订单或装运详情。

然而，当汇款中包含不准确或不完整的发票号码时，情况就会变得复杂，分析师很难准确地将发票与付款相匹配。在这种情况下，付款将以账户级别而不是单个发票级别进行。

现金应用如何影响业务关系

客户经常延迟付款 由于各种原因，例如促销、提前付款折扣或有争议的商品，他们通常会在汇款时说明付款不足的原因。

然后，现金应用分析师需要手动识别这些短付款，并将客户特定原因代码映射到其特定 ERP 系统中的相应原因代码。公司使用多种 ERP 系统，包括 树液、JD Edwards、Microsoft 或传统系统，每个系统都有其独特的配置。

在将文件发布到适当的 ERP 系统之前，分析师还必须处理异常或根据需要调整文件。

如何实现现金应用的超高效率？

在成长型企业中，手动现金应用变得难以为继。包括 OCR、自动现金引擎和机器人在内的工具 流程自动化（RPA） 帮助企业摆脱重复和手动处理任务，但其局限性仍然需要大量人工干预。随着对现金的控制变得比以往任何时候都更加重要， 人工智能现金应用程序 有助于实现超高效率。

可以使用 Emagia AI 驱动的现金应用程序等解决方案来加速现金应用和现金过账，这是一种基于云的解决方案，可与领先的银行、电子锁箱和 SAP 等 ERP 系统无缝集成， 神谕、NetSuite、JD Edwards 等。这 智能解决方案利用自动化、分析和人工智能 发票 处理多种数据和文档格式、多种语言和多种货币的付款和汇款。

该解决方案可帮助企业实现 90% 以上的自动匹配率，同时大幅减少手动现金申请处理所需的时间和精力。它甚至还可以自动解决争议，由 Gia – Emagia 的人工智能数字财务助理.

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现金申请 – 常见问题 (FAQ)

现金应用自动化的好处

1. 从不同来源获取汇款所花费的时间更少

现金应用软件提供了从各种来源（如保险箱、AP 门户、电子邮件和 PDF）收集汇款的便利，无需手动收集。这些 软件平台可以提取 汇款数据中的相关信息，如发票号码、日期和金额。

在没有汇款的情况下，但之前的交易是由同一客户进行的，支持人工智能的现金应用软件可以准确地将付款与正确的 利用数据 例如支票底部的数字。

2. 付款与发票相符

自动现金申请 通过匹配大量付款和发票，消除了人工干预。现金应用软件的最新进展使匹配率超过 90%。如果一对一匹配且不可能，AI 软件可以确定哪些发票正在支付。

通过分析发票的潜在组合并考虑客户的可用信用额度，软件可以做出明智的决策。在如何分配仍存在不确定性的情况下 客户付款，支持平台内协作的软件提供了便捷的解决方案。

此功能允许用户直接在发票上留下评论，方便与同事或客户的沟通，而不会中断工作流程。

总结

总之，现金应用是财务运营中的关键流程，涉及准确、高效地匹配付款与发票。手动现金应用方法可能耗时、容易出错，并且会阻碍整体 现金周转 业务的发展。然而， 现金应用软件和自动化改进了流程，从而实现更快、更准确地匹配付款和发票。

自动现金应用软件 可以汇总来自各种来源的汇款，提取相关数据，并规范化格式不规则的信息。借助人工智能功能，它甚至可以在无法进行一对一匹配的情况下，根据可用信用额度和潜在发票组合做出有根据的猜测。

通过采用 自动现金应用解决方案，企业可以简化现金管理流程，减少错误，提高客户满意度，并最终优化整体财务运营。

Emagia 的人工智能现金应用程序如何转变应收账款

Emagia 的 AI 驱动现金应用解决方案利用人工智能、机器学习和先进的自动化技术彻底改变了应收账款。它消除了人工干预，减少了错误，并加快了整个现金应用周期。

Emagia 现金应用解决方案的主要 AI 驱动功能

人工智能支付匹配

使用机器学习算法自动将收到的付款与未结发票进行匹配。

通过处理复杂场景（例如部分付款和扣除）来提高准确性。

利用人工智能实现智能汇款

使用自然语言处理 (NLP) 从电子邮件、PDF、银行对账单和客户门户中提取汇款详细信息。

即使汇款格式有所不同，人工智能也能确保数据的准确性。

现金流管理的预测分析

人工智能分析历史支付模式来预测未来现金流。

提供数据驱动的洞察以优化营运资金并减少收入流失。

利用人工智能自动处理异常

识别不匹配和异常，并根据过去的数据提供建议的解决方案。

减少解决争议所花费的时间，提高效率。

通过 AI 数据映射实现 ERP 无缝集成

AI 自动化数据转换，实现与 ERP 和会计系统的无缝集成。

无需手动输入数据，从而减少错误和处理时间。

实时现金可视性 AI 驱动洞察

提供带有人工智能驱动建议的实时仪表板，以便做出更好的决策。

提高应收账款业务的透明度和控制力。

人工智能欺诈检测合规性监控

检测交易中的异常以防止欺诈并确保合规性。

使用人工智能算法标记可疑活动以供审查。

通过实施 Emagia 的 AI 驱动现金应用解决方案，企业可以实现 95% 以上的现金应用流程自动化、减少应收账款周转天数 (DSO) 并完全控制现金流。

常见问题

使用现金应用程序安全吗？

是

使用现金应用程序有什么好处？

当一家公司赚到资金时，它可以利用这些钱来支付工资。

现金应用的利率是多少？

该利率评估企业将付款与发票相匹配的能力。

现金应用因素有哪些？

付款、汇款通知和发票。

现金应用经理做什么？

It 自动化现金应用 用于 SAP、Oracle、NetSuite、JD Edwards、PeopleSoft 和其他公司的付款。

应收账款中的现金应用是什么？

现金应用是将收到的客户付款与应收账款系统中的相应发票进行匹配的过程。它可确保准确的财务记录和适当的现金流管理。

为什么现金应用很重要？

现金应用对于维持准确的账户、减少付款差异、改善客户关系和确保高效的现金流管理至关重要。

自动化如何改善现金应用流程？

自动化消除了手动数据输入，提高了准确性，加快了处理时间，降低了运营成本，并提供了对现金流的实时洞察。

手动现金应用中常见的挑战有哪些？

常见的挑战包括处理速度慢、人为错误、难以处理来自多个来源的汇款数据、现金可见性延迟以及资源密集型异常管理。

人工智能现金应用程序如何运作？

人工智能现金应用程序使用机器学习自动将付款与发票匹配、提取汇款详情、处理异常并与 ERP 系统集成，实现无缝财务管理。

良好的现金应用解决方案的主要特点是什么？

良好的现金应用解决方案应提供自动支付匹配、多渠道汇款处理、人工智能异常管理、ERP 集成和实时报告。

Emagia 的现金应用解决方案如何帮助企业？

Emagia 的人工智能现金应用程序可实现 95% 以上的流程自动化，减少人工干预，提高准确性，处理复杂的汇款数据并提供实时现金流洞察。

哪些行业可以从现金应用自动化中受益？

由于交易量大，制造业、零售业、医疗保健业、金融服务业、物流业和 B2B 企业等行业从现金应用自动化中受益匪浅。

现金应用程序如何与 ERP 系统集成？

现金应用解决方案通过 API 与 ERP 系统集成，实现无缝数据交换、自动过账和应收账款实时可见性。

现金应用的未来如何？

现金应用的未来在于人工智能驱动的自动化、预测分析、用于安全交易的区块链以及与基于云的 ERP 系统的增强集成。

总结

优化的现金应用流程对于高效的应收账款管理至关重要。采用人工智能自动化（如 Emagia 的解决方案）的企业可以体验更快的付款处理、更少的错误、更高的现金可视性和增强的财务运营。

通过利用现代技术，公司可以简化现金应用，最大限度地减少收入流失，并提高整体运营效率。如果您希望优化现金应用流程，那么投资人工智能驱动的自动化是保持当今快节奏金融环境中竞争力的关键。

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